Clé de société – questions et réponses

Qu'est-ce qu'une clé de société?

Une clé de société est un code d'accès de huit chiffres qu'il faut entrer, de même que le numéro de la société, avant de pouvoir entreprendre certaines transactions en ligne par l'intermédiaire du Centre de dépôt des formulaires en ligne de Corporations Canada.

Qui devrait demander une clé?

Toute société qui désire soumettre une demande en ligne, n'exigeant aucun paiement, pour mettre à jour des renseignements à son sujet devrait demander une clé. Voici des exemples d'activités qui peuvent être effectuées en ligne au moyen d'une clé : un changement d'adresse du siège social, des changements à la composition du conseil d'administration de même qu'une demande pour dissoudre une société.

Pourquoi ma société a-t-elle besoin d'une clé de société?

Une clé de société est une mesure améliorée de sécurité en ligne utilisée à titre de précaution. Seules les personnes qui ont une clé de société seront autorisées à déposer auprès de Corporations Canada des changements en ligne portant sur certains renseignements au sujet de la société.

La clé de société remplace-t-elle le nom d'utilisateur de Strategis que nous utilisions antérieurement pour accéder au système de Corporations Canada?

Comme le nouveau Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada ne se sert pas du système de Strategis, il ne reconnaîtra pas votre ancien nom d'utilisateur ni votre ancien mot de passe de Strategis. Dorénavant, une clé de société est nécessaire pour modifier le siège social ou les renseignements relatifs aux administrateurs, ou pour dissoudre une société. Les autres services de Corporations Canada ne requièrent pas de clé de société. Vous pouvez demander une clé de société en visitant le Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada et en cliquant sur le lien « Obtenir une clé de société ».

Quelles transactions exigent une clé de société?

  • Les modifications apportées à l'information au sujet du siège social;
  • Les modifications apportées à l'information ayant trait aux directeurs;
  • L'ajout ou la modification d'une adresse;
  • La dissolution d'une société;
  • La gestion de l'abonnement aux rappels par courriel portant sur le rapport annuel.

Quand ma société a-t-elle besoin d'une clé de société?

Il se peut que votre société n'ait pas besoin dès maintenant d'une clé de société. Une clé est exigée uniquement lorsque la société doit mettre à jour de l'information à son sujet et choisit de le faire en ligne. Une clé est également nécessaire lorsqu'une société veut déposer sa demande de dissolution en ligne.

Comment ma société peut-elle obtenir une clé de société?

Il suffit simplement de cliquer sur le lien « Obtenir une clé de société » du centre de dépôt en ligne et de suivre les étapes indiquées.

Y a-t-il des frais?

Il n'y a aucuns frais pour obtenir une clé de société.

Où doit-on faire parvenir une demande?

La demande est traitée en ligne.

Comment recevrons-nous notre clé?

La clé sera expédiée par courrier régulier à l'adresse du siège social de la société consignée dans les dossiers de Corporations Canada.

Que se passe-t-il si l'adresse de notre siège social indequée dans les dossiers de Corporations Canada n'est pas à jour?

Si l'adresse de votre siège social dans nos dossiers n'est pas à jour, veuillez suivre les instructions fournies dans la demande « Obtenir une clé de société ».

Combien de temps faut-il prévoir pour le traitement d'une demande de clé de société?

Corporations Canada traite habituellement de telles demandes à l'intérieur de deux jours ouvrables après les avoir reçues. La clé de société est ensuite envoyée à l'adresse du siège social de la société par les services de Postes Canada.

Comment faut-il utiliser la clé de société?

L'usager sera appelé à fournir la clé et le numéro de la société lorsqu'il accédera à une transaction en ligne qui exige une clé.

Que faut-il faire si la clé de société est égarée?

Lorsqu'une clé de société est perdue ou égarée, il faut suivre les étapes indiquées pour obtenir une nouvelle clé de société en cliquant sur le lien « Obtenir une clé de société » du centre de dépôt en ligne. La clé précédente devient invalide dès que la demande d'une nouvelle clé de société est soumise en ligne.

Faut-il limiter l'accès à une clé de société?

La clé de société doit être gardée avec les autres documents importants de la société. L'accès à la clé devrait être limitée aux personnes autorisées à apporter des modifications et à faire des demandes en ligne au nom de la société.

Qu'est-ce qui se passe si l'adresse d'un cabinet d'avocats (ou d'une autre entité) est désignée comme étant l'adresse du siège social de ma société?

La clé de société est envoyée à l'adresse de votre société consignée dans les dossiers de Corporations Canada, même s'il s'agit de l'adresse d'un cabinet d'avocats ou d'une autre entité qui agit en votre nom. Si vous ne voulez pas que la clé de société soit envoyée à cette adresse consignée, vous devrez faire un changement d'adresse. Voir les instructions sous « Obtenir une clé de société ».

Comment puis-je savoir quelle adresse est consignée dans les dossiers de Corporations Canada relativement au siège social de ma société?

Pour voir l'adresse du siège social de votre société qui est consignée dans nos dossiers, il suffit de lancer une demande de clé de société en cliquant sur le lien « Obtenir une clé de société » ou de faire une recherche dans la base de données en ligne de Corporations Canada sur les sociétés constituées sous le régime fédéral.