Le
Contexte
Étant donné la récente baisse substantielle des taux d'intérêt, la plupart des comptes en fiducie des syndics ne génèrent plus d'intérêts. Avant cette baisse, les intérêts générés par un compte en fiducie faisaient en sorte qu'il y avait au moins une transaction par mois dans le compte et qu'un relevé bancaire était émis. Cependant, comme certaines institutions financières n'émettent pas de relevé mensuel en l'absence d'activité dans le compte, les syndics ne reçoivent pas de relevé bancaire pouvant servir de base à la conciliation mensuelle de leur compte en fiducie.
Question
Le syndic est-il tenu de faire la conciliation mensuelle du compte en fiducie, comme le prévoit le paragraphe 4(3) de l'instruction no 5R4, Les fonds de l'actif et procédures bancaires, même si l'institution financière avec lequel il fait affaire n'a pas émis de relevé bancaire en raison de l'absence d'activité dans le compte?
Analyse
Conformément à l'article 25 de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI), « le syndic dépose sans délai dans une banque tous les fonds reçus pour le compte de chaque actif dans un compte en fiducie ou en fidéicommis distinct ». Lorsqu'il ouvre un compte en fiducie dans une institution financière, le syndic détermine avec elle les détails et paramètres relatifs au compte, y compris les frais qui y sont associés.
L'instruction no 5R4 donne au syndic et/ou à l'administrateur des instructions sur la façon d'exécuter ses fonctions touchant l'administration des fonds de l'actif. Le paragraphe 2 de l'instruction no 5R4 « impose au syndic des normes minimales pour la comptabilité et la protection adéquate des fonds en fiducie de l'actif ».
Le paragraphe 4(1) de l'instruction no 5R4 précise qu'il existe une relation de fiduciaire entre un syndic et un actif et que le syndic a donc le devoir de contrôler les fonds sous son administration et d'en rendre compte conformément à la LFI. Le paragraphe 4(3) de la même instruction énonce expressément que « Chaque mois, le syndic doit concilier tous les comptes en fiducie et apposer sa signature sur le rapport de conciliation dans les quarante-cinq (45) jours de la date du relevé bancaire » (c'est nous qui soulignons). Aucune exception n'est prévue à cette exigence, qui découle aussi de l'obligation générale du syndic de tenir des livres et registres convenables de l'administration de chaque actif auquel il est commis (paragraphe 26[1] de la LFI).
La conciliation du compte en fiducie effectuée par le syndic dans les dossiers de faillite et d'insolvabilité permet de s'assurer que les registres du syndic et ceux de l'institution financière reflètent avec exactitude le solde du compte en fiducie (après prise en compte des chèques à encaisser, des erreurs bancaires, des erreurs de report, des dépôts en retard, etc.). Une conciliation appropriée donne au syndic (et au Bureau du surintendant des faillites [BSF]) une certaine assurance qu'aucune erreur n'a été commise dans le traitement des fonds du compte en fiducie. En effet, la conciliation est effectuée pour :
- confirmer que le solde actuel du compte concorde avec celui figurant sur le relevé bancaire précédent;
- confirmer les opérations de dépôt effectuées dans le compte;
- mettre à jour la liste des chèques en circulation;
- éviter toute activité frauduleuse dans le compte.
En vertu de l'alinéa 4(5)a) de l'instruction no 5R4, « Chaque conciliation mensuelle d'un compte en fiducie doit être appuyée par l'original d'un relevé bancaire mensuel détaillé pour chaque compte en fiducie accompagné des chèques payés et des reçus de dépôts » (c'est nous qui soulignons). Cela dit, le BSF est conscient du fait que certaines institutions financières n'émettent pas systématiquement de relevé bancaire pour les mois où il n'y a eu aucune transaction dans le compte. Le BSF a toutefois été informé que le syndic pouvait demander à son institution financière d'émettre systématiquement un relevé bancaire mensuel quel que le soit le niveau d'activité du compte. Certaines institutions peuvent exiger des frais minimaux pour ce service.
Conclusion
Étant donné ce qui précède, le syndic doit procéder chaque mois à la conciliation de tous les comptes en fiducie des actifs pour lesquels il a été nommé, quels que soient le niveau d'activité du compte et la politique de son institution financière concernant l'émission des relevés bancaires mensuels.
Si l'institution a pour politique de ne pas émettre de relevé bancaire en l'absence d'activité dans le compte, le BSF s'attend à ce que le syndic procède comme suit :
1. Le syndic doit déterminer si l'institution financière peut lui envoyer des relevés bancaires mensuels quel que soit le niveau d'activité du compte. Si l'institution exige des frais pour ce service, le syndic peut les payer à même l'actif.
2. S'il n'est pas possible de recevoir des relevés bancaires mensuels, le syndic doit obtenir une copie imprimée du solde du compte en fiducie et vérifier qu'il concorde avec celui figurant sur le relevé précédent.
Le BSF a consulté l'Association canadienne des professionnels de l'insolvabilité et de la réorganisation sur ce point, qui appuie cette conclusion.