Administrateurs et dirigeants

Les administrateurs sont responsables de la supervision et de la gestion générale des activités de la société. Les dirigeants sont responsables de la gestion des affaires courantes de la société.

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Conseil d'administration de votre société

Le conseil d'administration d'une société doit compter au moins un administrateur. Le nombre d'administrateurs est précisé dans les statuts constitutifs. Les administrateurs sont élus par les actionnaires à la majorité des voix lors de l'assemblée des actionnaires. Un individu peut être le seul actionnaire, administrateur et dirigeant d'une société.

Note

Si vous désirez modifier le nombre d'administrateurs indiqué dans les statuts de la société, vous devez modifier vos statuts et payer les frais (voir Services, frais et délais d'exécution − LCSA).

Exigences d'administrateur

Un administrateur :

  • doit avoir au moins 18 ans
  • ne doit pas avoir été déclaré incapable par un tribunal au Canada ou à l'étranger
  • doit être une personne physique (une personne morale ne peut pas être administrateur)
  • ne peut pas avoir le statut de failli.

Résidence canadienne

En règle générale, au moins 25 pour cent des administrateurs d'une société doivent être des résidents canadiens. Si une société compte moins de quatre administrateurs, cependant, au moins l'un d'entre eux doit être un résident canadien. De plus, une société qui exerce ses activités dans un secteur assujetti à des restrictions de propriété (par ex., les sociétés du secteur du transport aérien ou du secteur des télécommunications), une majorité de ses administrateurs doivent être des résidents canadiens. De telles restrictions s'appliquent aussi aux sociétés œuvrant dans certains secteurs culturels, comme la publication, la distribution et la vente de livres, et la distribution de films et de vidéos.

Administrateurs actionnaires

Les membres du conseil d'administration peuvent détenir des actions dans la société où ils occupent un poste d'administrateur. Il n'est toutefois pas nécessaire d'être actionnaire pour occuper un poste au sein du conseil d'administration, à moins de dispositions contraires dans les statuts constitutifs.

Mandat des administrateurs

Les administrateurs peuvent être élus pour un mandat n'excédant pas trois ans. La durée du mandat d'un administrateur peut être indiquée dans les règlements administratifs. Si la durée du mandat n'est pas précisée, les administrateurs demeurent en fonction jusqu'à la prochaine assemblée des actionnaires. Il n'est pas nécessaire d'élire tous les administrateurs au même moment ou pour la même durée. Un administrateur dont le mandat est expiré peut être réélu à ce poste. Les statuts ou les règlements administratifs peuvent limiter le nombre de mandats pour lesquelles les administrateurs peuvent être élus.

S'il est présent à l'assemblée qui l'élit, un administrateur est présumé avoir consenti à occuper ce poste, à moins qu'il ne le refuse. S'il est absent, il doit :

  • soit consentir à son élection, par écrit, dans les 10 jours suivants ou
  • soit agir à titre d'administrateur après l'élection.

Le mandat d'un administrateur prend fin au moment de :

  • sa démission
  • son décès
  • sa disqualification ou sa révocation par les actionnaires.

Vacance au sein du conseil d'administration

Lorsqu'il y a une vacance au sein du conseil d'administration, les membres qui y demeurent peuvent exercer tous les pouvoirs des administrateurs, pourvu que leur nombre constitue un quorum (le nombre minimum d'administrateurs dont la présence est requise à une réunion, précisé dans les règlements administratifs de la société).

En outre, les administrateurs en fonction peuvent nommer un ou plusieurs administrateurs supplémentaires entre les assemblées annuelles, sauf si les statuts constitutifs prévoient qu'une vacance peut être comblée seulement à la suite d'un vote des actionnaires.

Les actionnaires peuvent décider, pour diverses raisons, de révoquer un administrateur qu'ils ont élu. Cette procédure requiert en général l'approbation de la majorité des voix lors d'une assemblée extraordinaire des actionnaires, convoquée aux fins de la révocation de l'administrateur.

Aucuns administrateurs

Si votre société ne compte aucun administrateur, y compris dans le cas où tous les administrateurs ont démissionné ou ont été révoqués sans être remplacés, le paragraphe 212(1) de la Loi sur les sociétés par actions (LCSA) permet au directeur, Corporations Canada, de dissoudre la société.

Obligations et responsabilités des administrateurs et des dirigeants

En raison de l'étendue des pouvoirs conférés aux administrateurs et aux dirigeants, des obligations et des responsabilités leur sont imposées par la loi. En règle générale, ces obligations et responsabilités sont le reflet de la position de confiance qu'occupent les administrateurs et les dirigeants par rapport à la société et à ses propriétaires, les actionnaires. Bien que la plupart de ces obligations et responsabilités découlent de la LCSA, d'autres :

  • sont établies par d'autres lois fédérales, provinciales ou territoriales, ou
  • sont le produit de la jurisprudence.

Note

Dans certaines situations, les administrateurs peuvent s'appuyer sur les rapports de spécialistes (dont les états financiers et les avis juridiques). Les administrateurs ne seront pas tenus responsables s'ils ont agi avec la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne prudente en pareilles circonstances.

Devoir de diligence

En vertu de la LCSA, le devoir de diligence constitue l'un des plus importants devoirs des administrateurs et des dirigeants. Le devoir de diligence signifie que ces derniers, dans leurs fonctions, doivent :

  • exercer, à tout le moins, le degré de diligence qu'une personne raisonnable exercerait dans une situation comparable
  • agir honnêtement, de bonne foi et dans l'intérêt supérieur de la société, plutôt que dans leur intérêt personnel.

Obligation de se tenir informé

Les administrateurs et les dirigeants ne peuvent se soustraire à leurs responsabilités sous prétexte qu'ils ignorent ce que fait la société. La LCSA précise que les administrateurs et les dirigeants doivent toujours, dans les limites de leur pouvoir :

  • se tenir informés à propos des activités de la société;
  • veiller à ce que les activités de la société soient légales et servent au mieux l'intérêt de la société.

Prévention des conflits d'intérêts

La LCSA vise à prévenir les conflits entre les intérêts de la société et ceux des administrateurs et des dirigeants. Par exemple, les administrateurs et les dirigeants doivent divulguer par écrit tout intérêt personnel qu'ils pourraient avoir dans un contrat avec la société. En cas de non-divulgation, un tribunal pourrait invalider ce contrat à la demande de la société ou d'un actionnaire.

Responsabilités particulières

La LCSA impose également certaines responsabilités particulières aux administrateurs et aux dirigeants d'une société. Par exemple, les administrateurs sont responsables, dans certaines circonstances, des salaires impayés des employés de la société, jusqu'à concurrence de six mois de salaire, et de toute retenue à la source impayée.

Mécanismes de protection

En raison des responsabilités conférées aux administrateurs et aux dirigeants de votre société, songez à vous prévaloir de certains mécanismes de protection. Par exemple, votre société peut :

  • prendre une assurance-responsabilité qui couvre les administrateurs et les dirigeants dans l'exercice de leurs fonctions
  • dédommager (ou indemniser) ses administrateurs et ses dirigeants des coûts qu'ils doivent assumer dans certains cas, sauf s'ils n'ont pas agi honnêtement et dans l'intérêt de la société ou
  • avancer des fonds, dans certaines situations, pour permettre aux administrateurs et aux dirigeants de payer les frais liés à leur défense dans le cadre d'une enquête ou d'une poursuite menant à un procès. Prenez note, toutefois, que dans les cas où les administrateurs ou les dirigeants ne réussissent pas à se défendre avec succès, ils doivent rembourser à la société l'avance reçue.

Les administrateurs doivent en tout temps demeurer libres d'évaluer ce qui est dans l'intérêt de la société et de prendre des mesures à la lumière de cette évaluation. C'est pourquoi ils ne peuvent pas préparer entre eux une convention prévoyant la façon dont ils agiront dans une situation donnée.

Cependant, les actionnaires de la société peuvent conclure une convention des actionnaires unanime qui délègue aux actionnaires les responsabilités et les pouvoirs, en tout ou en partie, d'un administrateur en particulier. Le cas échéant, un administrateur ne peut pas être tenu responsable de ne pas exercer un pouvoir qui lui a été retiré.

Réunions du conseil d'administration

Les membres du conseil d'administration de la plupart des sociétés se rencontrent à intervalles réguliers, par exemple sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle, pour superviser la gestion de la société. Ils peuvent aussi devoir se réunir pour traiter de questions particulières.

Les réunions du conseil d'administration peuvent se tenir au moment et dans le lieu choisis par ses membres, à moins de dispositions contraires dans les règlements administratifs ou les statuts constitutifs. Dans tous les cas, toutefois, le quorum (le nombre minimum d'administrateurs dont la présence est requise à une réunion, précisé dans les règlements administratifs de la société) doit être respecté.

Les administrateurs peuvent diriger les activités de la société en ayant recours à des résolutions écrites au lieu de réunions. Ces résolutions doivent être signées par tous les administrateurs. Ces résolutions signées ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d'une réunion du conseil d'administration. Cette façon de procéder peut se révéler très utile lorsqu'une société compte un nombre restreint d'administrateurs.

De plus, si les règlements administratifs le permettent, un membre ou plusieurs membres du conseil d'administration peuvent participer aux réunions entièrement par téléphone ou par voie électronique, pourvu que tous les participants puissent communiquer adéquatement entre eux.

Établir, modifier et annuler des règlements administratifs

Établir les règlements administratifs de la société pour en diriger l'organisation interne est l'une des premières étapes abordées après la création de votre société. À moins que les règlements administratifs de votre société n'en disposent différemment, les administrateurs ont le pouvoir d'adopter, de modifier ou d'annuler les règlements administratifs. Tout nouveau règlement administratif et toute modification à un règlement administratif (incluant l'annulation d'un règlement administratif) requiert l'approbation des actionnaires à la première assemblée des actionnaires qui a lieu après que les administrateurs ont adopté le nouveau règlement administratif ou le règlement administratif modifié. La date d'entrée en vigueur d'un règlement administratif est la date à laquelle ce dernier a été adopté par les administrateurs et non la date d'approbation par les actionnaires.

Nomination des dirigeants

Les dirigeants sont responsables de la gestion des affaires courantes de la société. Les dirigeants sont nommés par les administrateurs. De concert avec les administrateurs, ils forment la direction de la société. Les dirigeants peuvent assumer toute fonction jugée souhaitable par les administrateurs (président, secrétaire, ou toute autre fonction). Toute personne physique peut assumer la fonction de dirigeant au sein de votre société. Les dirigeants peuvent des actionnaires ou des administrateurs de la société. Une personne peut agir à la fois comme administrateur, dirigeant et actionnaire. Dans plusieurs petites entreprises, une seule et même personne exerce ces trois fonctions.

Décisions exigeant l'approbation d'un administrateur

Les actionnaires confient aux administrateurs le soin de conduire les affaires de la société de manière à préserver et à faire fructifier leur investissement.

Les administrateurs sont responsables de la supervision et de la gestion générale des activités de la société. Certaines de leurs décisions nécessitent l'approbation des actionnaires; par contre, d'autres décisions importantes peuvent être prises sans cette approbation. Voici quelques exemples de décisions nécessitant l'approbation des actionnaires et de décisions où elle n'est pas requise :

Exemples de décisions et approbations requises
Décision L'approbation des actionnaires est-elle requise?
Approbation des états financiers Non
Établissement, modification et annulation de règlements administratifs Oui
Émission d'actions Non
Convocation des réunions du conseil d'administration Non
Convocation des assemblées des actionnaires Non
Nomination des dirigeants Non
Modification des statuts Oui
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