Livres de l’organisation et obligations de dépôt

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Livres ou registres de l'organisation

Une organisation doit conserver certains livres à son siège ou en tout autre lieu au Canada choisi par les administrateurs. Dans ces livres doivent figurer :

  1. les statuts de l'organisation (par ex., les statuts constitutifs, les statuts de prorogation ou les statuts de fusion), les règlements administratifs et leurs modifications ainsi que les conventions unanimes des membres
  2. les procès-verbaux des assemblées des membres et des comités des membres
  3. les résolutions des membres et des comités des membres
  4. si des titres de créance sont émis par l'organisation, un registre des titres de créance indiquant : le nom et l'adresse résidentielle ou d'affaires de chaque détenteur de titre de créance; une adresse courriel, si le détenteur du titre de créance a consenti à recevoir de l'information ou des documents électroniquement; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre est devenue détentrice d'un titre de créance; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre a cessé d'être détentrice du titre de créance ainsi que le principal de chaque titre de créance encore en circulation de chaque détenteur d'un titre de créance
  5. un registre des administrateurs indiquant : le nom et l'adresse résidentielle de chaque administrateur; une adresse courriel, si l'administrateur a consenti à recevoir de l'information ou des documents électroniquement; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre est devenue administrateur; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre a cessé d'être administrateur
  6. un registre des dirigeants indiquant : le nom et l'adresse résidentielle de chaque dirigeant; une adresse courriel, si le dirigeant a consenti à recevoir de l'information ou des documents électroniquement; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre est devenu dirigeant; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre a cessé d'être dirigeant
  7. un registre des membres indiquant : le nom et l'adresse résidentielle ou d'affaires de chaque membre; une adresse courriel, si le membre a consenti à recevoir de l'information ou des documents électroniquement; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre est devenue membre; la date à laquelle chaque personne nommée dans le registre a cessé d'être membre ainsi que la catégorie ou le groupe d'adhésion de chaque membre, le cas échéant.

En outre, l'organisation doit préparer et conserver les procès-verbaux des réunions et les résolutions adoptées par les administrateurs et le comité des administrateurs.

Les documents décrits aux alinéas (a) à (g) ci-dessus et les livres comptables doivent pouvoir être examinés par les administrateurs en tout temps raisonnable. De plus, sur demande d'un administrateur, l'organisation doit lui fournir gratuitement tout extrait de ces documents.

Sur demande, un membre, un représentant personnel d'un membre et un créancier (par ex., un propriétaire ou un fournisseur) peut examiner les documents dont il est question dans les alinéas (a) à (f) ci-dessus et peuvent, moyennant des frais raisonnables, obtenir des copies de tels documents pendant les heures de bureau habituelles de l'organisation.

Un membre a également droit de recevoir sur demande, et gratuitement, une copie des statuts et des règlements administratifs, ainsi que les modifications apportées à ces documents, et de toute convention unanime des membres. Si un membre désire examiner le registre des membres de l'organisation (dont il est question ci-haut à l'alinéa (g)) ou le registre des titres de créance indiquant les détenteurs des titres de créance ou encore obtenir une liste des membres ou des détenteurs des titres de créances, d'autres exigences s'appliquent (voir Vos obligations de déclaration en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif; vous pouvez également vous référez aux paragraphes 22(4) à (7) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (Loi BNL)).

Livres comptables

L'organisation doit aussi préparer et tenir à jour des livres comptables adéquats. La Loi BNL n'exige pas que de tels livres comptables soient disponibles aux fins d'examen par les membres, sauf dans le cas des états financiers. Il est à noter qu'une organisation doit conserver ses livres comptables pendant une période de six ans après la fin de la période financière à laquelle les livres comptables se rapportent. Pour en savoir plus sur les autres exigences relatives à la tenue des livres comptables en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, voir Agence du Revenu du Canada.

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