Chapitre 7 - L'organisation de votre société : les administrateurs

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Les administrateurs sont responsables de la surveillance des activités de la société et de la prise de décisions concernant ces activités.

7.1 Formation du conseil d'administration

Le conseil d'administration d'une société doit compter au moins un administrateur. Le nombre d'administrateurs est précisé dans les statuts de la société. Les administrateurs sont élus par les actionnaires à la majorité des voix lors de l'assemblée générale annuelle. Une même personne peut être à la fois le seul actionnaire, le seul administrateur et le seul dirigeant.

Pour votre information

Si vous désirez modifier le nombre d'administrateurs indiqué dans les statuts de la société, vous devez modifier ceux-ci en soumettant des clauses modificatrices et verser les droits de 200 $. Pour plus de renseignements, voir la section 5.3 de ce guide

7.2 Qui peut être administrateur?

Un administrateur :

  • doit avoir au moins 18 ans;
  • doit être sain d'esprit (ne doit pas avoir été déclaré inapte ou incapable par un tribunal);
  • doit être une personne physique (une personne morale ne peut pas être administrateur);
  • ne peut pas avoir le statut de failli.

De plus, au moins 25 pour cent des administrateurs d'une société doivent être des résidents canadiens. Si une société compte moins de quatre administrateurs, au moins l'un d'entre eux doit être un résident canadien. Lorsqu'une société est tenue, en vertu d'une loi ou d'un règlement fédéral, de remplir des conditions précises de participation ou de contrôle canadien (par exemple les sociétés du secteur du transport aérien ou du secteur des télécommunications), une majorité de ses administrateurs doivent être des résidents canadiens. Cela s'applique aussi aux sociétés œuvrant dans certains secteurs culturels comme la publication, la distribution et la vente de livres, et la distribution de films et de vidéos. Il ne faut pas oublier ces conditions lors de l'élection des administrateurs.

Les membres du conseil d'administration peuvent détenir des actions dans la société où ils occupent un poste d'administrateur. Il n'est toutefois pas nécessaire d'être actionnaire pour occuper un poste au sein du conseil d'administration à moins de dispositions contraires dans les statuts.

7.3 La durée du mandat des administrateurs et vacances au sein du conseil d'administration

Les administrateurs peuvent être élus pour un mandat n'excédant pas trois ans. La durée du mandat peut être indiquée dans les règlements administratifs. Si la durée du mandat n'est pas précisée, les administrateurs demeurent en fonction jusqu'à la prochaine assemblée des actionnaires. Les administrateurs n'ont pas besoin d'être tous élus au même moment ou pour la même durée. Un administrateur dont le mandat est expiré peut être réélu à ce poste.

S'il est présent à l'assemblée qui l'élit, un administrateur est présumé avoir consenti à occuper ce poste, à moins qu'il refuse le poste. S'il est absent, son élection dépend soit de son consentement à occuper ce poste, donné par écrit avant son élection ou dans les dix jours suivants, soit du fait de remplir les fonctions de ce poste après son élection.

Aussi, le mandat d'un administrateur prend fin au moment de :

  • sa démission;
  • son décès;
  • sa révocation.

Lorsqu'il y a une vacance au sein du conseil d'administration, les membres de celui-ci peuvent exercer tous les pouvoirs des administrateurs pourvu que leur nombre constitue un quorum (le nombre minimum d'administrateurs dont la présence est requise à une réunion, tel que précisé dans les règlements administratifs de la société).

En outre, les administrateurs en fonction peuvent nommer un ou plusieurs administrateurs supplémentaires entre les assemblées annuelles, sauf si les statuts constitutifs prévoient qu'une vacance peut être comblée seulement à la suite d'un vote des actionnaires.

Les actionnaires peuvent décider, pour diverses raisons, de révoquer un administrateur qu'ils ont élu. Cette procédure requiert en général l'approbation de la majorité des voix lors d'une assemblée des actionnaires convoquée aux fins de la révocation de l'administrateur.

7.4 Réunions du conseil d'administration

Les membres du conseil d'administration de la plupart des sociétés se rencontrent à intervalles réguliers, par exemple sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle, pour superviser la gestion de la société. Ils peuvent aussi devoir se réunir pour traiter de questions particulières.

Les réunions du conseil d'administration peuvent se tenir au moment et dans le lieu choisis par ses membres, à moins de dispositions contraires dans les règlements administratifs ou les statuts constitutifs. Le quorum doit être atteint lors de ces réunions.

Les administrateurs peuvent diriger les activités de la société en ayant recours à des résolutions écrites qui sont signées par tous les administrateurs autorisés à voter lors des réunions du conseil d'administration. Ces résolutions écrites et signées ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d'une réunion du conseil d'administration. Cette façon de procéder peut se révéler très utile lorsqu'une société compte un nombre restreint d'administrateurs.

De plus, si les règlements administratifs le permettent, un membre ou l'ensemble des membres du conseil d'administration peuvent participer aux réunions entièrement par téléphone ou par voie électronique, pourvu que tous les participants puissent communiquer adéquatement entre eux.

Vous trouverez à l'Annexe E des exemples de résolutions des administrateurs.

7.5 Rôle des administrateurs

Les actionnaires confient aux administrateurs le soin de conduire les affaires de la société de manière à préserver et à faire fructifier leur investissement.

Les administrateurs sont responsables de la supervision et de la gestion générale des activités de la société. Certaines de leurs décisions nécessitent l'approbation des actionnaires; par contre, d'autres décisions importantes peuvent être prises sans cette approbation. Le tableau ci-dessous indique les décisions nécessitant l'approbation des actionnaires et celles où elle n'est pas requise.

Examples de décisions et approbations requises
Décision L'approbation des actionnaires est-elle requise ?
Autorisation d'émettre des actions NON
établissement, modification et révocation des règlements administratifs OUI
Autorisation d'émettre des actions NON
Convocation des réunions des administrateurs NON
Convocation des assemblées des actionnaires NON
Nomination des dirigeants NON
Modification des statuts constitutifs OUI

7.6 Les règlements administratifs

Sauf si les statuts ou les règlements administratifs d'une société stipulent le contraire, les administrateurs ont le pouvoir d'établir, de modifier et de révoquer des règlements administratifs. Tous les règlements administratifs et les modifications qui y sont apportées (y compris leur révocation) doivent cependant être approuvés par les actionnaires lors de leur prochaine assemblée. La date d'entrée en vigueur des règlements administratifs est la date initiale à laquelle ils sont adoptés par les administrateurs et non la date d'approbation par les actionnaires.

Veuillez consulter la section 4.2 de ce guide pour obtenir des renseignements sur l'adoption des règlements administratifs.

7.7 Rôle des dirigeants

Les dirigeants sont nommés par les administrateurs. De concert avec les administrateurs, ils forment la direction de la société. Les dirigeants peuvent assumer toute fonction jugée souhaitable par les administrateurs (par exemple celle de président, de vice-président, de secrétaire, de trésorier, de directeur général ou de contrôleur). Ils sont responsables de la gestion des affaires courantes de la société.

Toute personne physique peut assumer la fonction de dirigeant au sein d'une société. Puisqu'une même personne peut être à la fois actionnaire, administrateur et dirigeant, rien n'empêche un dirigeant d'être aussi actionnaire et/ou administrateur. En fait, dans plusieurs petites entreprises, une seule et même personne exerce ces trois fonctions.

7.8 Obligations et responsabilités des administrateurs et des dirigeants

En raison de l'étendue des pouvoirs conférés aux administrateurs et aux dirigeants, des obligations et des responsabilités leurs sont imposées. Ces obligations et responsabilités découlent de la LCSA; d'autres lois fédérales, provinciales et territoriales; et de la jurisprudence. En général, ces obligations et responsabilités reflètent la position de confiance qu'occupent les administrateurs et les dirigeants par rapport aux actionnaires de la société.

Devoir de diligence

En vertu de la LCSA, le devoir de diligence constitue l'un des plus importants devoirs des administrateurs et des dirigeants. Cela signifie que ces derniers doivent agir honnêtement, en toute bonne foi et dans l'intérêt de la société. Ils doivent exercer, à tout le moins, le degré de diligence qu'une personne raisonnable exercerait dans une situation comparable. Ainsi, ils doivent agir dans l'intérêt de la société plutôt que dans leur intérêt personnel.

Obligation de se tenir informé

Les administrateurs et les dirigeants ne peuvent se soustraire à leurs responsabilités sous prétexte qu'ils ignorent ce que fait la société. Autrement dit, les administrateurs et les dirigeants ont l'obligation de se tenir informés des activités qui relèvent de leur autorité et de veiller à ce qu'elles soient légales et servent au mieux les intérêts de la société. Les administrateurs peuvent s'appuyer sur les rapports de spécialistes (dont les états financiers) et sur des avis juridiques. Les administrateurs ne seront pas tenus responsables s'ils ont agi avec la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne prudente en pareilles circonstances.

Prévention des conflits d'intérêt

La LCSA vise à prévenir les conflits entre les intérêts de la société et ceux des administrateurs et des dirigeants. Par exemple, les administrateurs et les dirigeants doivent divulguer par écrit tout intérêt personnel qu'ils pourraient avoir dans un contrat avec la société. En cas de non divulgation, un tribunal pourrait invalider ce contrat à la demande de la société ou d'un actionnaire.

Responsabilités précises

La LCSA impose également certaines responsabilités précises. Par exemple, dans certaines circonstances, les administrateurs sont responsables des salaires impayés des employés de la société, jusqu'à concurrence de six mois de salaire, et de toute retenue à la source impayée.

Mécanismes de protection

En raison des responsabilités conférées aux administrateurs et aux dirigeants de votre société, vous souhaiterez peut-être vous prévaloir de certains mécanismes de protection. Par exemple, votre société :

  • peut prendre une assurance-responsabilité qui couvre les administrateurs et les dirigeants dans l'exercice de leurs fonctions;
  • peut dédommager (ou indemniser) ses administrateurs et ses dirigeants des coûts qu'ils doivent assumer dans certains cas, sauf s'ils n'ont pas agi honnêtement et dans l'intérêt de la société;
  • dans certaines circonstances, peut avancer des fonds pour permettre aux administrateurs et aux dirigeants de payer les frais liés à leur défense dans le cadre d'une enquête ou d'une poursuite menant à un procès. Veuillez noter, toutefois, que dans les cas où les administrateurs ou les dirigeants ne réussissent pas à se défendre avec succès, ils doivent rembourser l'avance reçue à la société.

Les administrateurs doivent en tout temps demeurer libres d'évaluer ce qui est dans l'intérêt de la société et de prendre des mesutres à la lumière de cette évaluation. C'est pourquoi ils ne peuvent pas préparer entre eux une convention prévoyant la façon dont ils agiront dans une situation donnée.

Cependant, les actionnaires de la société peuvent conclure une convention unanime qui leur délègue en tout ou en partie les responsabilités et les pouvoirs des administrateurs. Lorsqu'un pouvoir lui est retiré, un administrateur ne peut pas être tenu responsable de ne pas l'exercer. (Voir la section 8.4 de ce guide qui traite des conventions unanimes des actionnaires.)

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