Instruction no 31

Procédure régissant les instances sur la conduite professionnelle des syndics

Date : le

À : Syndics et registraires

Objet : Conduite professionnelle des syndics : survol de la procédure et Instruction no 31, Procédure régissant les instances sur la conduite professionnelle des syndics

Nous aimerions vous informer de l'entrée en vigueur d'une nouvelle politique et d'une nouvelle instruction concernant la conduite professionnelle des syndics.

La Conduite professionnelle des syndics : survol des procédures (la Politique), et l'Instruction no 31, Procédure régissant les instances sur la conduite professionnelle des syndics (l'Instruction), témoignent de l'engagement du BSF à faire enquête et à résoudre les allégations d'inconduite professionnelle des syndics selon un processus juste, rapide, transparent, interactif et efficient.

La Politique et l'Instruction prennent en compte les commentaires formulés par les intervenants, dont l'Association canadienne des professionnels de l'insolvabilité et de la réorganisation (ACPIR), à la suite de la publication de documents de consultation en décembre 2012.

Les éléments clés de la nouvelle Politique et de la nouvelle Instruction sont les suivants :

  • priorité sur la résolution des questions de conduite professionnelle de manière informelle, s'il y a lieu;
  • possibilités spécifiques de résolution à l'étape de l'enquête;
  • possibilité d'avoir recours à la médiation par un tiers avant la tenue d'une audition formelle;
  • nouvelles dispositions concernant la communication de la preuve et la tenue d'une conférence préparatoire, destinées à assurer l'efficacité du processus décisionnel.

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires concernant la Politique et l'Instruction, n'hésitez pas à communiquer avec le greffe du Bureau du surintendant des faillites à l'adresse suivante :

155, rue Queen, 4e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H5
Téléphone : 613-941-2694
Télécopieur : 613-946-9205
Téléimprimeur : 1-866-694-8389
Courriel : ic.osbregistry-greffebsf.ic@canada.ca

William R. James
Surintendant des faillites


Date d'émission : le

Interprétation

  1. Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente instruction,
  • « avis » En vertu du paragraphe 14.02(1) de la Loi, un avis écrit des mesures que le surintendant peut prendre, avec les motifs indiquant les enjeux pertinents, la nature des preuves contre le syndic et les conséquences potentielles pour le syndic, et qui offre au syndic la possibilité de se faire entendre;
  • « BSF » Le Bureau du surintendant des faillites;
  • « enquêteur » Un employé travaillant au sein du BSF qui est chargé de faire enquête sur la conduite professionnelle d'un syndic en vertu de l'alinéa 5(3)e) de la Loi;
  • « greffe » Le bureau du BSF chargé de la tenue des registres officiels des instances sur la conduite professionnelle d'un syndic;
  • « instance » L'instance sur la conduite professionnelle d'un syndic tenue en vertu des articles 14.01 et 14.02 de la Loi;
  • « juge administratif » Le surintendant des faillites ou une personne ou un groupe de personnes à qui des pouvoirs ont été délégués en vertu du paragraphe 14.01(2) de la Loi en vue de la tenue d'une instance sur la conduite professionnelle d'un syndic sous le régime des articles 14.01 et 14.02 de la Loi;
  • « Loi » La Loi sur la faillite et l'insolvabilité;
  • « partie » L'enquêteur ou le syndic;
  • « serment » L'affirmation solennelle visée au paragraphe 14(1) de la Loi sur la preuve au Canada;
  • « syndic » Le syndic au sens de l'article 2 de la Loi.

Autorité et objet

  1. La présente instruction est publiée en vertu des alinéas 5(4)c) et d.1) de la Loi dans le but de clarifier les normes qui régissent une instance.
  2. La présente instruction doit être interprétée conformément à toutes les dispositions pertinentes de la Loi.

Dispositions générales

Conflit

  1. En cas d'incompatibilité entre la présente instruction et une loi ou un règlement fédéral applicable à l'égard de l'instance, la loi ou le règlement prévaut.

Calcul des délais

  1. Le calcul des délais fixés dans la présente instruction est régi par les articles 26 à 29 de la Loi d'interprétation.

Représentation par un avocat

  1. Toute partie peut être représentée par un avocat.

Pouvoirs du juge administratif

  1. En vertu du paragraphe 14.02(2) de la Loi, le juge administratif :
    • n'est lié par aucune règle juridique ou procédurale en matière de preuve lors de l'audition;
    • règle les questions exposées dans l'avis d'audition avec célérité et sans formalisme, eu égard aux circonstances et à l'équité.
  2. Le juge administratif peut exercer les pouvoirs que lui confère la Loi ou la présente instruction de sa propre initiative ou à la demande d'une partie.
  3. En vertu de la présente instruction, le juge administratif est habilité à :
    • a) trancher les questions de procédure ou de processus susceptibles de se poser dans le cadre de l'instance;
    • b) proroger ou abréger les délais fixés par la présente instruction.
  4. Le juge administratif peut, à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, à tout moment et sans préavis :
    • a) corriger une erreur ou omission mineure de procédure ou d'écriture relevée dans une décision ou une ordonnance qu'il a rendue;
    • b) clarifier une décision ou une ordonnance contenant une anomalie ou ambiguïté mineure de procédure ou d'écriture.

Greffe

  1. Le greffe conserve tous les documents requis pour tenir le dossier de l'audition en vertu du paragraphe 14.02(3) de la Loi.
  2. L'adresse du greffe aux fins du dépôt de documents en relation avec l'instance est la suivante :

    Greffe du Bureau du surintendant des faillites
    155, rue Queen, 4e étage
    Ottawa (Ontario)  K1A 0H5
    Téléphone : 613-941-2694
    Télécopieur : 613-946-9205
    Téléimprimeur : 1-866-694-8389
    Courriel : ic.osbregistry-greffebsf.ic@canada.ca

Communication avec le juge administratif

  1. Il est interdit à une partie de communiquer avec le juge administratif, sauf :
    • a) si la communication est faite de vive voix, en la présence de toutes les parties; ou
    • b) si la communication est faite par écrit, en passant par le greffe. 

Introduction de l'instance

Exigences liées à l'avis

  1. Le greffe fait signifier l'avis ou autre document par un huissier de justice, par courrier recommandé, par l'entremise d'un avocat ou par tout autre mode de livraison nécessitant la signature du destinataire, à la dernière adresse connue du syndic qui figure au dossier du BSF.
  2. Dans les trente (30) jours suivant la signification de l'avis par le greffe, le syndic indique s'il désire une audition et s'il préfère que l'audition soit tenue oralement ou par écrit en précisant ses raisons.
  3. Si le syndic ne demande pas d'audition, le juge administratif invite l'enquêteur à soumettre sa preuve et les sanctions recommandées et rend sa décision sans autre préavis au syndic.

Délégation du pouvoir de décision

  1. En vertu du paragraphe 14.01(3) de la Loi, lorsque le surintendant des faillites délègue le pouvoir de tenir une instance, le surintendant ou son délégué en avise les parties par écrit.

Communication de la preuve

  1. À une date qui précède la conférence préparatoire ou l'ouverture de l'audition, précisée par le juge administratif, chaque partie remet à l'autre partie :
    • a) une liste et une copie de chaque document qu'elle entend soumettre en preuve;
    • b) une liste et une copie de tous les autres documents pertinents en sa possession, sous réserve des exceptions telles que les communications privilégiées déterminées par le juge administratif;
    • c) un résumé des déclarations des témoins.

Conférence préparatoire

  1. Le greffe envoie un préavis de conférence préparatoire précisant le mode de tenue et, le cas échéant, la date, l'heure et le lieu de la conférence, à toutes les parties au moins quinze (15) jours à l'avance.
  2. Lorsqu'une partie est avisée de la tenue d'une conférence préparatoire et omet de s'y présenter, le juge administratif peut procéder à la conférence sans autre préavis et en l'absence de cette partie.
  3. Le juge administratif peut ordonner aux parties d'assister à une conférence préparatoire par voie de soumissions écrites, en personne, par vidéoconférence ou par téléconférence.
  4. Dans le cadre d'une conférence préparatoire, le juge administratif mène la procédure et prend en considération un ou plusieurs des éléments suivants :
    • a) les questions à trancher à l'audition et détermine si elles peuvent être clarifiées, simplifiées ou résolues;
    • b) si les parties peuvent s'entendre sur des faits ou des éléments de preuve;
    • c) les litiges liés à la communication, à la production ou à l'admission de documents;
    • d) la liste de témoins potentiels des parties;
    • e) les besoins particuliers des parties ou de leurs témoins;
    • f)  les dates avant lesquelles des mesures doivent être prises ou achevées dans le déroulement de l'instance;
    • g) la prise de toute autre mesure, notamment rendre toute ordonnance ou directive qui, à son avis, favorisera une audition rapide et équitable.
  5. Toutes les ententes et tous les engagements seront consignés au procès-verbal dressé sous la direction du juge administratif.
  6. La conférence préparatoire n'est pas ouverte au public. Cependant, toute ordonnance rendue par le juge administratif qui préside la conférence préparatoire est publique lorsque communiquée aux parties.

Déroulement de l'instance

Procédure d'audition

  1. L'audition est publique à moins que le juge administratif n'en décide autrement en vertu du paragraphe 14.02(3) de la Loi.
  2. Le juge administratif peut entendre, examiner et trancher les questions, faits ou recommandations sur lesquels les parties se sont entendues, sans preuve.
  3. Le juge administratif peut tenir une audition par  voie de soumissions écrites, en personne, par vidéoconférence ou par téléconférence.
  4. Le juge administratif peut ordonner aux parties de présenter des soumissions par écrit sur toute question dans l'instance et fixer les délais pour le dépôt de ces soumissions, que l'audition se tienne oralement ou par écrit.

Préavis d'audition

  1. Le greffe envoie un préavis précisant le mode de tenue et, le cas échéant, la date, l'heure et le lieu de l'audition à toutes les parties au moins soixante (60) jours avant la date prévue de l'audition.
  2. La date, l'heure et le lieu de l'audition peuvent être communiqués :
    • a) sur le site Web du BSF;
    • b) aux bureaux de division du BSF;
    • c) à toute autre personne, sur demande.
  3. Lorsque le syndic est avisé de la tenue d'une audition et omet de s'y présenter ou de présenter des soumissions écrites conformément aux directives du juge administratif, ce dernier peut procéder à l'audition sans autre préavis et en l'absence du syndic.

Ajournement, remise et prorogation de délai

  1. Avant de demander un ajournement, une remise ou une prorogation de délai au juge administratif, la partie qui en fait la demande communique avec l'autre partie pour tenter d'obtenir son consentement.
  2. Toute demande d'ajournement, de remise ou de prorogation de délai est présentée au juge administratif de vive voix si l'audition est en cours, ou par écrit dans les autres cas avec copie à toutes les parties. La demande précise :
    • a) les raisons qui sous-tendent la demande d'ajournement, de remise ou de prorogation de délai;
    • b) dans la mesure où elle est connue, la position de l'autre partie;
    • c) une liste des dates possibles sur lesquelles les parties s'entendent, le cas échéant.
  3. La partie opposée peut répliquer à la demande d'ajournement, de remise ou de prorogation de délai par écrit avec copie à toutes les parties.

Assignation de témoin

  1. Toute assignation délivrée par le juge administratif en vertu du paragraphe 14.02(1.1) de la Loi doit être signifiée à personne avec les frais et indemnités applicables, comme il est prévu au paragraphe 14.02(1.3) de la Loi.
  2. Les témoins présents à l'audition peuvent :
    • a) être tenus de témoigner sous serment ou affirmation solennelle en vertu de l'alinéa 14.02(2)a) de la Loi;
    • a) être tenus de produire les documents en leur possession qui se rapportent à l'objet de l'instance;
    • b) être contre-interrogés; 
    • c) être exclus de l'audition jusqu'à ce qu'ils soient appelés à témoigner.

Enregistrement de l'audition

  1. Le juge administratif supervise la préparation d'un registre des documents, déclarations des témoins et pièces déposés lors de l'instance.
  2. Sauf sur directive contraire du juge administratif, l'audition n'est pas enregistrée et aucune transcription n'en est faite.
  3. La partie qui souhaite que l'audition soit enregistrée doit en faire la demande par écrit au juge administratif au moins dix (10) jours avant l'audition.
  4. Lorsque le juge administratif autorise l'enregistrement de l'audition, le greffe prend les dispositions nécessaires aux frais de la partie qui en fait la demande ou comme il en a été convenu entre les parties.

Interprétation simultanée

  1. (1) À la demande d'une partie, le greffe fournit au cours d'une audition des services d'interprétation simultanée en français ou en anglais.

    (2) Une demande doit être faite au greffe au moins dix (10) jours avant l'audition.

  2. (1) La partie qui demande des services d'interprétation dans une langue autre que le français ou l'anglais fournit l'interprète à ses frais.

    (2) La partie doit pouvoir convaincre le juge administratif des compétences de l'interprète, à défaut de quoi le juge administratif peut refuser d'accepter la preuve que celui-ci a interprétée.

Publication de la décision

  1. La décision du juge administratif est publique lorsque communiquée aux parties. La décision est aussi communiquée :
    • a) sur le site Web du BSF;
    • b) aux bureaux de division du BSF;
    • c) à toute personne, sur demande.

Dossier de l'audition

  1. (1) En vertu du paragraphe 14.02(3) de la Loi, le dossier de l'audition comprend l'avis mentionné au paragraphe 14.02(1) de la Loi, tout résumé de la preuve orale et toute preuve documentaire soumise à l'audition.

    (2) Le dossier de l'audition est public à moins que le juge administratif n'en décide autrement en vertu du paragraphe 14.02(3) de la Loi.

Entrée en vigueur

  1. La présente instruction entre en vigueur à la date d'émission.

Demandes de renseignements

  1. Pour toute question se rapportant à la présente instruction, veuillez communiquer avec le greffe du BSF.

William R. James
Surintendant des faillites

Date de modification :