Instruction no 32
Entrée en vigueur le 19 mars 2013

La tenue des documents électroniques par le syndic

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Instruction No 32

184 Ko, 11 pages

Date d'émission :

Interprétation

  1. Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente instruction :
  • « assurance de la qualité » s'entend d'un processus ou d'un programme de surveillance et d'évaluation systématiques des divers aspects d'un projet, d'un service ou d'un équipement pour en assurer la conformité et veiller à ce qu'il satisfasse aux normes de qualité;
  • « BSF » s'entend du Bureau du surintendant des faillites;
  • « conversion » désigne l'action de transférer des documents d'un support à un autre, ou d'une forme à une autre;
  • « dossier de l'actif sur papier » s'entend d'un dossier de l'actif initialement créé ou ultérieurement généré sous forme imprimée ou sur papier;
  • « dossiers de l'actif » s'entend des livres, registres et documents mentionnés au paragraphe 26(1) de la Loi, indépendamment du format;
  • « dossier électronique de l'actif » s'entend d'un dossier de l'actif initialement ou ultérieurement généré sous forme numérique ou électronique pour que le contenu soit disponible par voie électronique;
  • « format électronique intelligible » signifie que les renseignements sont soutenus par un système qui permet de produire une copie accessible et utilisable;
  • « Loi » renvoie à la Loi sur la faillite et l'insolvabilité;
  • « numérisation » désigne la conversion de l'information qui existe en version imprimée ou papier vers une version numérique ou électronique pour que le contenu soit disponible par voie électronique;
  • « Règles » s'entend des Règles générales sur la faillite et l'insolvabilité;
  • « système de tenue de documents électroniques » désigne un système utilisé pour générer, recueillir, classifier, mettre en mémoire, conserver et autrement traiter les dossiers électroniques de l'actif.

Autorité

  1. La présente instruction est émise en vertu des alinéas 5(4)b), c) et e) de la Loi.

Objet et portée

  1. La présente instruction précise les conditions, les principes et les exigences minimales applicables à la tenue des documents électroniques par les syndics pour aider ceux-ci à se conformer aux exigences administratives et juridiques liées à la tenue des dossiers de l'actif en vertu de la Loi, sans dicter les types de technologie requis.
  2. La présente instruction s'applique aux syndics et aux administrateurs au sens de l'article 66.11 de la Loi, qui doivent tenir les dossiers de l'actif en vertu de la Loi. Pour faciliter la lecture, dans la présente instruction, le terme « syndic » vise également les administrateurs.
  3. La présente instruction doit être lue en conjonction avec l'instruction no 17, Conservation des documents par le syndic, et l'instruction no 5R4, Les fonds de l'actif et procédures bancaires.
  4. La présente instruction s'applique conjointement avec les exigences imposées par d'autres lois et règlements, qu'ils soient fédéraux, provinciaux, territoriaux ou municipaux, sur la tenue appropriée de livres et de registres et le respect des obligations en matière de preuve.

Principes de conservation des dossiers de l'actif

  1. Le syndic conserve les dossiers de l'actif de manière à assurer l'accessibilité, l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité, la lisibilité et la pérennité de l'information qui y est consignée. L'intégrité d'un document est assurée lorsqu'il est possible de vérifier que l'information n'en est pas altérée et qu'elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue.
  2. On peut détruire les dossiers de l'actif une fois que la période de conservation appropriée a pris fin conformément à la Règle 68(1).
  3. Sous réserve des honoraires et débours prévus par la Loi et les Règles, le coût de la conservation des dossiers de l'actif n'est pas imputé à l'actif.

Principes de conservation des dossiers électroniques de l'actif

  1. Le syndic qui numérise un dossier de l'actif sur papier s'assure que le dossier électronique de l'actif qui en résulte est une reproduction électronique intelligible et lisible du document. La conversion ne doit pas entraîner la perte, la destruction ou la modification des données et des renseignements figurant au dossier de l'actif.
  2. Sans limiter le paragraphe 10, le syndic qui assure la tenue électronique des dossiers de l'actif s'assure que :
  1. les dossiers électroniques de l'actif sont conservés sous une forme qui ne modifie en rien l'information contenue dans les dossiers électroniques de l'actif faits, envoyés ou reçus à l'origine;
  2. l'information contenue dans les dossiers électroniques de l'actif est lisible ou perceptible par quiconque a accès aux dossiers électroniques de l'actif ou est autorisé à exiger la production de ceux-ci; et
  3. si les dossiers électroniques sont envoyés ou reçus, l'information qui permet de déterminer l'origine et la destination du dossier électronique de l'actif, ainsi que la date et l'heure d'envoi ou de réception, est elle aussi conservée.
  1. Le syndic veille à ce que les dossiers électroniques de l'actif soient accessibles et intelligibles en tout temps, et produit ces dossiers aux fins d'inspection comme l'exige la Loi, peu importe l'endroit où ils se trouvent et la manière dont ils sont stockés, classifiés ou indexés.

Exigences associées au système de tenue de documents électroniques

  1. Le syndic conserve les dossiers électroniques de l'actif dans un système de tenue de documents électroniques sécurisé qui comprend des mécanismes de contrôle permettant de préserver l'accessibilité, l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité, la lisibilité et la pérennité des dossiers électroniques de l'actif traités et conservés dans ce système, y compris, à tout le moins, les fonctions suivantes :
  1. authentification des utilisateurs et contrôle des permissions;
  2. pare-feu et protection antivirus;
  3. reprise après sinistre et continuité des opérations;
  4. capacité de conserver des pistes de vérification afin de repérer les modifications;
  5. copies de sauvegarde du système.
  1. Sans limiter l'alinéa 13d) de la présente instruction, les pistes de vérification contiennent suffisamment d'information pour prouver l'authenticité des dossiers électroniques conservés de l'actif, dont des renseignements sur les modifications apportées aux dossiers électroniques de l'actif conservés dans le système.
  2. Sans limiter l'alinéa 13e) de la présente instruction, le syndic veille à ce que des procédures soient en place pour faire une sauvegarde quotidienne des dossiers électroniques de l'actif et à ce que des copies de sauvegarde des dossiers électroniques de l'actif soient conservées hors site en lieu sûr.
  3. Le syndic met en place un processus ou un programme d'assurance de la qualité de manière que le système de tenue de documents électroniques demeure conforme à la présente instruction.

Destruction des dossiers de l'actif sur papier et numérisés

  1. Sous réserve des paragraphes 18 à 20 de la présente instruction, le syndic peut détruire un dossier de l'actif sur papier qui a été numérisé et conservé dans un système de tenue de documents électroniques sécurisé conformément à la présente instruction.
  2. Avant de disposer des dossiers de l'actif sur papier qui ont été numérisés, le syndic soumet au surintendant adjoint désigné une attestation et une déclaration relatives à son système de tenue de documents électroniques, ainsi que le prévoit l'annexe A de la présente instruction. Une attestation peut être soumise pour un ou plusieurs syndics individuels qui travaillent dans un même cabinet ou bureau, auquel cas il faut le préciser dans l'attestation.
  3. Le syndic ne peut disposer des dossiers de l'actif sur papier qui ont été numérisés que s'il est satisfait qu'aucune panne du système n'entraînera la perte du document numérisé.
  4. Conformément au paragraphe 26(1) de la Loi, le syndic ne peut détruire le texte original et signé de tout procès-verbal, procédure entamée ou résolution adoptée à une assemblée de créanciers ou d'inspecteurs, même si ces documents ont été numérisés, avant l'expiration de la période de conservation requise conformément à la Règle 68(1).

Fournisseurs de services externes

  1. Le syndic n'est pas dispensé de ses responsabilités en vertu de la présente instruction parce qu'il fait appel à un fournisseur de services externe pour exécuter tout ou partie des fonctions du système de tenue de documents électroniques.

Bill James
Surintendant des faillites


Annexe A

Attestation et déclaration relative à la tenue des documents électroniques par le syndic

Cocher ici si l'attestation est originale Original                 Cocher ici si l'attestation est subséquente Subséquent

Renseignements généraux

Nom du ou des syndics individuels :Note de bas de page 1

Bureau de syndics (le cas échéant) :

Adresse commerciale :

Attestation

  1. J'atteste que le système de tenue de documents électroniques à l'égard duquel la présente attestation est soumise est conforme à l'instruction no 32, La tenue des documents électroniques par le syndic.
  2. J'atteste que le système de tenue de documents électroniques à l'égard duquel la présente attestation est soumise comprend à tout le moins les fonctions suivantes :

    Cocher cette boîte si le système comprend une authentification des utilisateurs et contrôle des permissions authentification des utilisateurs et contrôle des permissions
    Cocher cette boîte si le système comprend un pare-feu et protection antivirus pare-feu et protection antivirus
    Cocher cette boîte si le système comprend une reprise après sinistre et continuité des opérations reprise après sinistre et continuité des opérations
    Cocher cette boîte si le système comprend une capacité de conserver des pistes de vérification afin de repérer les modifications capacité de conserver des pistes de vérification afin de repérer les modifications
    Cocher cette boîte si le système comprend des copies de sauvegarde du système copies de sauvegarde du système

  3. J'atteste que le système de tenue de documents électroniques à l'égard duquel la présente attestation est soumise a été vérifié et approuvé par un expert en technologie de l'information (TI)Note de bas de page 2

    Nom : [inscrire le nom de l'expert en TI ou du fournisseur du logiciel]
    Coordonnées de la personne-ressource :

Déclaration et signature

Je, soussigné, déclare solennellement que je suis le syndic individuel nommé dans la présente attestation ou que je suis autorisé à soumettre celle-ci pour le compte des syndics individuels nommément désignés dans le présente document, et que les renseignements qui y figurent sont des renseignements exacts et exhaustifs à tous égards.

Signature du syndic individuel ou du représentant autorisé
Fait à champ de saisie de la ville, le champ de saisie de la date jour de champ de saisie du mois 20champ de saisie de l'année.


Date de réception de l’attestation et de la déclaration par le Bureau du surintendant des faillites :
Fait à champ de saisie de la ville, le champ de saisie de la date jour de champ de saisie du mois 20champ de saisie de l'année.

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