Instruction no 17
Entrée en vigueur le 18 septembre 2009

Conservation des documents par le syndic

Version PDF

Instruction No 17

2,3 Mo, 5 pages

Date d'émission : le

(La présente instruction remplace et annule l'instruction no 7 sur le même sujet émise le .)

Interprétation

1. Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente instruction :

  • « BSF » désigne le Bureau du surintendant des faillites;
  • « Loi » renvoie à la Loi sur la faillite et l'insolvabilité;
  • « Règles » s'entend des Règles générales sur la faillite et l'insolvabilité.

Autorité et objet

2. La présente instruction est émise en vertu de l'autorité conférée par les alinéas 5(4)b) et c) de la Loi.

3. La présente instruction a pour objet de préciser (sans toutefois limiter) les documents à conserver et la durée de cette conservation selon les dispositions de la Loi et des Règles.

Documents à conserver

Documents du failli

4.

(1) Les titres, livres, dossiers et documents du failli mentionnés au paragraphe 16(3) de la Loi sont les pièces qui proviennent et témoignent des activités et opérations commerciales ou à caractère juridique du débiteur avant la faillite.

(2) Lorsque la faillite est de nature commerciale, ces documents incluront généralement, sans toutefois s'y limiter :

a) les relevés et livres de salaires;

b) les registres comptables;

c) les factures d'achats et de ventes;

d) la correspondance;

e) les effets bancaires;

f) les contrats;

g) les lettres patentes;

h) le registre des actionnaires et des transferts; et

i) le livre des procès-verbaux de la compagnie.

Documents concernant l'administration d'un actif

5.

(1) Les livres, registres et documents concernant l'administration d'un actif mentionnés au paragraphe 26(2) de la Loi sont les documents produits pour ou par le syndic durant sa propre administration pour justifier ses décisions et démarches.

(2) Ces documents incluront généralement, sans toutefois s'y limiter :

a) les preuves de réclamation;

b) les avis divers aux créanciers;

c) les multiples rapports aux créanciers, au tribunal et au surintendant;

d) la correspondance;

e) les feuilles de temps;

f) les requêtes et les ordonnances;

g) tous les procès-verbaux d'assemblées;

h) les effets bancaires et les relevés comptables démontrant les entrées et dispositions de fonds; et

i) les pièces justificatives pour les divers débours.

6. Puisque l'article 22 de la Loi limite l'obligation de produire une déclaration que le failli était tenu de faire, à un an avant le début de l'année civile au cours de laquelle il a fait faillite, le syndic pourrait restreindre sa prise de possession à la période nécessaire à la préparation des rapports qu'il peut devoir préparer. En termes pratiques, cette période devrait couvrir environ deux ans avant la date de la cession sauf pour les documents qui, de l'avis du syndic, ne seraient pas nécessaires.

Conservation des documents

7.

(1) Sous réserve d'autres lois, l'article 68 des Règles prévoit que le syndic conservera pendant une période de quatre (4) ans après sa libération, les livres, registres et documents qui portent sur l'administration de l'actif.

(2) Le syndic devrait prolonger la période de conservation des documents lorsque d'autres lois exigent que les documents soient gardés pendant une plus longue période de temps par exemple, la Loi de l'impôt sur le revenu (L.R.C. [1985], ch. 1 [5e suppl.]), exige la conservation de documents pendant une période de six (6) ans.

8. Le syndic n'est pas tenu de garder des titres ou documents dont une copie a été déposée ou est disponible auprès du tribunal ou du bureau d'enregistrement de la province.

9. Si le syndic détient une renonciation (annexe A), il peut disposer des documents portant sur les activités et opérations antérieures à la faillite, immédiatement après sa libération.

10. Lorsque l'administration se prolongera en raison d'un litige particulier, et que :

a) tous les actifs ont généralement été réalisés,

b) le syndic possède une renonciation de la part du failli, et

c) un délai raisonnable est accordé pour permettre aux organismes gouvernementaux de faire les vérifications d'usage,

le syndic peut disposer des documents secondaires comme si l'administration de l'actif était terminée tout en retenant les documents liés au litige.

11. Nonobstant les articles 9 et 10 ci-dessus, dans une faillite commerciale, le syndic doit conserver pour une période de quatre (4) ans avec son propre dossier tout ce qui touche les salaires de l'entreprise, les lettres patentes et les registres de transferts et de procès-verbaux de corporations.

12. Le syndic ne disposera pas des documents qui devraient être disponibles en cas d'enquêtes, de litiges ou de contestations.

Entrée en vigueur

13. La présente instruction entre en vigueur le .

Demandes de renseignements

14. Pour toute question se rapportant à la présente instruction, veuillez communiquer avec le bureau du BSF le plus proche.

James Callon
Surintendant des faillites


Annexe A

Destruction des livres, registres et documents

Dans l'affaire de la faillite de

No de l'actif

Syndic de l'actif

No de la Cour

Autorisation du failli au syndic en vertu du paragraphe 68(2) des
Règles générales sur la faillite et l'insolvabilité

Je, soussigné, débiteur failli (ou dirigeant de la personne morale en faillite), renonce à la remise par le syndic des livres, registres et documents visés par le paragraphe 68(2) des Règles et autorise ledit syndic à disposer desdits livres, registres et documents après qu'il aura obtenu sa libération.

Failli ou dirigeant de la personne morale en faillite

Date

Avis important :

La version HTML de la présente instruction ne constitue pas la version officielle. En cas de divergence entre les versions HTML et PDF, c’est la version PDF qui prévaut. Les utilisateurs doivent faire preuve de diligence raisonnable en ce qui a trait au format HTML.

Date de modification :